VITAMIN WELL’S RETNINGSLINJER FOR PERSONVERN

 

1. Introduksjon

Vitamin Well er fopliktet til å beskytte personvernet ditt og å behandle dine personopplysninger på en åpen, sikker og lovlig måte. I denne personvernspolitikken, som er adressert til alle som på noen måte samarbeider eller kommer i kontakt med oss, beskriver i detlaj hvordan vi behandler dine personopplysninger hos Vitamin Well og hva dine rettigheter er som registrert.

Med mindre noe annet er oppgitt, Vitamin Well AS, reg nr. 556701-6505, (St. Halvardsgate 33), 0192 Oslo, (“Vitamin Well”, “vi”,”oss”) bestemmer formålet og midlene til behandling av personopplysninger. Vitamin Well inkluderer No Carbs Company AS, Barebells Functional Foods AS (inkludert Snackbros), Tyngre Distrubution AS og NOBE Drycker Stockholm AS i tillegg til en filial i Finland og datterselskaper i Denmark, Norge Tyskland, Polen, Spania, Storbritannia, Hong Kong og USA (“Vitamin Well Group”).

Vitamin Well har også, på frivillig basis, utnevnt en Databeskyttelsesansvarlig (“DPO”) som forsikrer databeskyttelse. Hvis du har noen spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger eller for å håndheve noen av dine rettigheter beskrevet lenger ned, vennligst skriv til dpo@vitaminwell.se.

2. Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er all informasjon knyttet til en identifisert eller identifiserbar fysisk person (“den registrerte”).  Det kan således være hvilken som helst type informasjon som gjør det mulig å identifisere en person. Eksempler inkluderer navn, mailadresser eller telefon nummere dersom de kan knyttes til en bestemt levende fysisk person, men også f.eks. et bilde der personen kan identifiseres.

3. Hva betyr “behandling” av personopplysninger?

Begrepet “behandling” dekker alle typer operasjoner som utføres på personopplysinger. Definisjonen er svært bred og inkluderer alle former for håndtering av data, fra samling, opptak, lagring og tilpasning til bruk, og til og med sletting av personopplysninger.

4. Hvilke personopplysninger behandler vi, for hvilke formål og på hvilke juridiske grunner?

4.1 Vi behandler personopplysninger for å kunne opfylle eller inngå en avtale med deg

  • Hvis du har inngått en avtale med oss om sponsing av et arrangement, produksjon av produkter eller annet faglig samarbeid, har du gitt oss personopplysninger som kontaktinformasjon (f.eks. navn, adresse, telefon nummer, stilling og arbeidsgiver). Vi bruker slik data for å kunne oppfylle avtalen med deg.
  • Hvis du er en ambassadør for vårt selskap, har du gitt oss personopplysninger som kontaktinformasjon (f.eks. navn, adresse, telefon nummer), navn på sosiale medier, klesstørrelse og muligens bilder. Vi behandler disse dataene for å kune oppfylle avtalen med deg, f.eks. ved å sende produkter til deg, eller ved å samarbeide med deltagelse eller organisering av arrangementer og annen markedsføring. Vi behandler også offentlig informasjon fra for eksempel sosiale medier, som antall følgere og aktivitet knyttet til varemerkene du er en ambassadør for, for å følge opp avtalen med deg.
  • Dersom du har inngått en avtale med våre vilkår og betingelser for deltagelse i et arrangement organisert av oss, har du gitt oss personopplysninger som kontaktinformasjon (f.eks. navn, adresse og telefon nummer) og muligens også helseinformasjon (f.eks. allergier). Vi krever slik data for å kunne organisere og utføre arrangementet på en sikker måte. Siden vi tar bilder og videoer under vårt arrangement for fremtidige markedsføringsformål, som beskrevet i avtalen, kan vi også samle inn, redigere og på sosiale medier spre bilder og videoer der du er synlig og kan identifiseres.
  • Dersom du har søkt jobb hos Vitamin Well, har du gitt oss personopplysninger som kontaktinformasjon (f.eks. navn, adresse, og telefon nummer) og muligens andre personopplysninger (f.eks. bilde) i din søknad. Vi bruker denne informasjonen til å evaluere din søknad og egnetheten til ansettelse hos oss, dvs. iverksette tiltak på forerspørselen før du inngår en avtale.

Det rettslige grunnlaget for behandling av disse personopplysningene knyttet til deg er at behandlingen er nødvendig for å inngå eller oppfylle en kontrakt med deg. Dette betyr at vi kan bli nødt til å si opp kontrakten hvis du ber oss om å slette din personlige informasjon eller på annen måte begrense behandlingen av informasjonen din.

4.2 Vi behandler personopplysninger basert på vår legitime interesse

  • Hvis du har uttrykt en interesse for eller registrert for nyhetsoppdateringer fra oss (f.eks. via Mynewdesk), har du gitt oss personopplysninger som ditt navn og mailadresse. Vi bruker denne informasjonen for å kunne sende målrettede og relevante nyheter og pressemeldinger til deg.
  • Dersom du har registrert for eller sendt inn et bidrag til en konkurranse vi organiserer, har du gitt oss personopplysninger som ditt navn, adresse, telfon nummer, mailadresse, navn på sosiale medier og/eller et bidrag (f.eks. bilde eller film) der du kan identifiseres. Vi bruker denne informasjonen for å evaluere ditt bidrag, utnevne en vinner og dele ut en pris. Der prisen er en reise, kan vi også behandle data som ditt passnummer og viktig helseinformasjon (f.eks. allergier) som vi på grunn av sikkerhetsmessige årsaker trenger for å organisere reisen.
  • Hvis du samarbeider med oss som en ambassadør, eller hvis du er en potensiell ambassadør, kan du ha gitt oss personopplysninger som din kontaktinformasjon (f.eks navn, adresse og telefon nummer, mailadresse, navn på sosiale medier, klesstørrelse og bilder) på sosiale medier og via mail, slik at vi kan sende deg produkter og for at vi kan samarbeide om deltagelse i arrangementer og andre former for markedsføring. Vi kan også ha samlet noe informasjon eller offentlig informasjon om deg dersom du er en potensiell ambassadør for oss, som følgerantall på sosiale medier og aktivitet knyttet til våre varemerker, for å kunne igangsette et samarbeid eller inngå en ambassadøravtale med deg.
  • Hvis du har registrert for et arrangement som vi organiserer, har du gitt oss data som kontaktinformasjon (f.eks. navn, adresse, telefon nummer og mailadresse) og muligens også helseinformasjon (f.eks. allergier) som vi av sikkerhetsmessige årsaker trenger å vite om og kanskje må informere medisinsk personell om. Det er naturlig i slike arrangementer å ta bilder og videoer for fremtidig markedsføring, vi kan også samle inn, redigere og spre bilder og videoer der du kan identifiseres.
  • Dersom du har kontakted oss med spørsmål eller klager på våre produkter, har du gitt oss personopplysninger som kontaktinformasjon (f.eks. navn, adresse, mailadresse og telefon nummer) i tillegg til annen mulig informasjon (f.eks. produktrelaterte helseproblemer). Vi bruker denne informasjonen for å kunne svare dine spørsmål, undersøke produktfeil, spore og rapportere helserisiko, betale kompensasjon og forhindre svindel/juks f.eks. gjennom gjentatte ubegrunnede klager med kompensasjonskrav.
  • Dersom du besøker vår hjemmeside og aksepterer våre informasjonskapsler, har du akseptert vår samling av potensielle personopplysninger i form av atferd på nett (f.eks. din IP adresse, klikk historikk, tidligere besøkte nettsider, osv.) som beskrevet i vår informasjonskapsel. Vi analyserer denne informasjonen på et aggregert og pseudonymisert nivå for statistiske formål, optimalisering av vår hjemmeside for å markedsføre våre produkter og varemerker ved å analysere hvilke deler av vår hjemmeside som er mest besøkt.
  • Dersom du ellers velger å komme i kontakt med oss, på vår oppmanning eller på eget initiativ, via en av våre generelle mailadresser (f.eks info@barebells.no) med ideer om nye smaker, produkter eller kampanjer, gir du oss personopplysninger som vi kan bruke til å svare og evaluere innholdet i din e-post.

Vi behandler disse personopplysningene basert på vår legitime interesse for å markedsføre våre produkter og varemerker og forbli konkurransedyktige på markedet. Vi vurderer det slik at vår legitime interesse i dette tilfellet ikke kan overskrides av dine interesser eller fundamentale rettigheter og frihet som krever beskyttelse av personopplysninger, da du selv på eget initiativ ga oss dine personopplysninger og vi behandler dataen som skal være i tråd med dine forventninger.

4.3 Juridisk krav, almenn interesse og samtykke
Vi kan bli nødt til å behandle dine personopplysninger for å oppfylle våre juridiske krav (f.eks. regnskapsplikt) og instruksjoner fra myndighetene (f.eks. Skattemyndigheter). Vi kan også være lovpålagt eller tvunget av offentlig interesse å behandle personopplysninger knyttet til produktfeil for å kunne spore og overvåke potensielle helserisiko.

Vi kan også måtte behandle dine personopplysninger basert på ditt samtykke. Vi vil i det tilfellet ha ditt samtykke i forkant, for et spesifikt formål, og sikre at det er fritt gitt, spesielt informert og entydig. Du har rett til å trekke tilbake ditt samtykke til enhver tid og er i det tilfellet velkommen til å kontakte vår databeskyttelsesansvarlig.

5. Hvem er mottaker av personopplysninger?

De som vil ha tilgang til dine personopplysninger er autoriserte medarbeidere i Vitamin Well Group som trenger tilgang til informasjonen for å kunne gjøre jobben sin. For eksempel, våre produkter og kundeforvaltere vil ha tilgang på spørsmål og klager på våre produkter. Personopplysninger kan også bli behandles av både intern- og ekstern IT-ekspert og andre tjenesteleverandører, som er nødvendig for virksomheten.

Vitamin Well har inngått databehandlingsavtaler med tjenesteleverandører som gjennom sine tjenester får tilgang til eller behandler personopplysninger for våre formål og på våre instruksjoner. Gjennom avtalene, sikrer vi at våre tjenesteleverandører som f.eks. Visma (administrativt system for styring av arbeidstimer, lønn, ferie, osv.) behandler informasjon på samme lovlige og sikre måte som oss.

Vitamin Well har søster- og datterselskaper i Norge, Danmark, Tyskland, Polen, Spania, Storbritannia, Hong Kong og USA, i tillegg til en filial i Finland. Vi benytter de samme strenge EU-databeskyttelsesloven i alle våre firmaer og din informasjon vil hovedsaklig bli behandlet i EU eller EØS. Vi kan også bli nødt til å overføre personopplysninger til tredjeparter, som tjenesteleverandører og rådgivere, utenfor EU/EØS. Når slike overføringer gjennomføres i henhold til personopplysningsloven.

6. Behandler Vitamin Well spesielle kategorier av personopplysninger?

Vitamin Well behandler aldri sensitiv informasjon slik som informasjon om rasemessig eller etnisk oprinnelse, politiske meninger, religiøs tro eller seksuell orientering. I enkelte tilfeller er vi imidlertidig pålagt å samle inn og bruke informasjon om helse grunnet sikkerhetsmessige årsaker, som informasjon om allergier eller andre tilstander som vi trenger å vite om ved planlegging av reiser og treningsarrangementer.

7. Hvor lenge beholdes personopplysningene?

7.1 Når vi behandler personopplysninger basert på en avtale

Vi vil beholde dine personopplysninger i løpet av avtalens løpetid og sletter de når avtalen går ut. Imidlertidig gjelder unntakene nedenfor:

Dersom vi har en juridisk forpliktelse til å beholde eller avsløre deler av dine personopplysninger etter en avtale er gått ut, som ansettelsesinformasjon, vil vi beholde informasjonen så lenge det kreves i henhold til loven eller som er pålagt av en offentlig myndighet.

Bilder eller videoer fra arrangementer som vi har organisert vil ikke automatisk bli slettet etter arrangementet, men kan fortsatt brukes til markedsføringsformål. Materialet vil bli slettet når det ikke lenger er relevant for disse formålene. Sensitiv data som informasjon om allergier og annet vil imidlertidig alltid bli slettet så fort arrangementet er fullført.

Dersom du har søkt job i Vitamin Well, vil vi beholde dine personopplysninger i seks måneder etter søknaden ble levert dersom det var en spontan søknad. Vi beholder søknaden slik at vi kan ta kontakt om vi har funnet en passende stilling.

Dersom du har søkt for en stilling, og ikke mottat denne, vil vi slette søknaden din og varsle om at stillingen ikke er tilbudt, med mindre begge parter går til enighet om noe annet.

7.2 Vi behandler personopplysninger basert på vår legitime interesse

Nyhetsoppdateringer:vi beholder dine personopplysninger i den perioden du velger å markere din interesse for våre pressemeldinger. Du kan når som helst avslutte våre nyhetsoppdateringer.

Konkurranser: vi beholder dine personopplysninger inntil konkurransen er avsluttet, normalt når premie er tildelt. Hvis premien er en reise, vil vi slette informasjon når reisen er ferdig.

Samarbeid/ ambassadører. Vi vil beholde dine personopplysninger i form av kontakinformasjon i løpet av vårt uformelle samarbeid, eller så lenge din profil forblir i tråd med vår virksomhet og våre produkter.

Arrangementer: vi vil beholde dine personopplysninger i form av kontaktinformasjon inntil arrangementer er avsluttet. Bilder og videoer fra arrangementet vil imidlertidig ikk automatisk slettes etter arrangementet er ferdig, men kan fortsatt brukes til markedsføringsformål. Materialet vil bli slettet når det ikke lenger er relevant for disse formålene.

Produktspørsmpl og klager: Vi vil behandle personopplysninger du har gitt oss via mail til bruk i to år fra datoen du sendte mailen. Vi vil beholde informasjonen for å kunne gjennomføre statistiske analyser om spørsmål og klager, for å undersøke, spore og rapportere potensielle helserisikoer eller prodkutfeil, for å overvåke og forbedre vår kundeservice, betale kompensasjon og forhindre svindel gjennom f.eks. gjentatte ubegrunnede klager med kompensasjonskrav.

Besøkende på nettstedet: vi vil behandle dine personopplysninger i form av aktivitet på nett samlet gjennom informasjonskapsler så lenge du fortsetter å akseptere disse informasjonskapselene på vår hjemmeside.

Ideer etc.: vi behandler personopplysninger som du på spontant vis kan gi oss med ideer om f.eks. nye smaker, produkter og kampanjer så lenge det er relevant for oss.

Sensitiv data som helseinformasjon vil alltid bli slettet så fort formålet ikke lenger er aktuelt, det vil si etter arrangementet eller reisen organisert av oss.

Når samtykket er det juridiske grunnlaget for behandling, slutter vi å behandle dine personopplysninger så snart du tilbakekaller samtykket til behandlingen. Vær oppmerksom på at retten til tilbakekalling ikke inkluderer behandling som utføres fra da samtykke ble gitt.


8. Hva er dine rettigheter som registrert?

Du har flere rettigheter som du kan påkalle som registrert.

Du har blant annet rett til å vite hva slags personopplysninger vi har om deg. Du kan også forespørre korrigeringer knyttet til unøyaktig data om deg og at vi sletter viss informasjon som ikke lenger er nødvendig. Du har alltid rett til å sende klage til datainspeksjonen.

Videre kan du bed oss om å begrense vår behandling av din personopplysning. Vær oppmerksom på at en slik forespørsel kan bety at vi ikke lenger kan oppfylle våre potensielle forpliktelser til deg.

Dersom vår behandling av data er basert på ditt samtykke, kan du når som helst trekke tilbake ditt samtykke. I dette tilfellet, eller hvis vi har inngått en avtale med deg, kan du også motta en kopi av all personopplysning du har gitt oss i digitalt format. Hvis vi behandler din data basert på våre legitime interesser, har du rett til å protestere mot vår behandling.

Hvis du har noen spørmsål eller ønsker å påvirke noen av dine rettigheter, vennligs kontakt vår DPO på dpo@vitaminwell.se

9. Annet

Disse retningslinjene for personvern oppdateres jevnlig for å tilpasse virksomheten og oppfylle kravene i gjeldene lov, dvs. Svensk lovgivning inkludert kravene som følger av den såkalte Databeskyttelsesforskrift (EU-forskrift nr. 2016/679). denne nåværende versjonen ble sist oppdatert 13. november 2018.