PERSÓNUVERNDARSTEFNA VITAMIN WELL

1. Inngangur

Vitamin Well leggur áherslu á að standa vörð um persónuvernd þína og að vinna úr persónuupplýsingum þínum á gagnsæjan, öruggan og lögmætan hátt. Þessi persónuverndarstefna, sem tekur til allra sem eiga samskipti við okkur með hvaða hætti sem er, lýsir því hvernig við vinnum úr persónuupplýsingum þínum hjá Vitamin Well og hver réttindi þín eru sem skráðs aðila.

Nema annað komi fram er Vitamin Well Group, Garvargatan 9, 11221 Stokkhólmi, („Vitamin Well“, „við“, „okkur“ „okkar“) ábyrgðaraðili persónuupplýsinganna. Undir Vitamin Well falla No Carbs Company AB, Barebells Functional Foods AB (þ.m.t. Snackbros vöruheitið), Tyngre Distribution AB og NOBE Drycker Stockholm AB, svo og útibú í Finnlandi og dótturfélög í Danmörku, Noregi, Þýskalandi, Frakklandi, Austurríki, Póllandi, Spáni, Bretlandi, Hong Kong og Bandaríkjunum.

Vitamin Well hefur einnig valið að skipa persónuverndarfulltrúa („persónuverndarfulltrúi“) til að tryggja gagnavernd. Vakni spurningar um hvernig við vinnum úr persónuupplýsingum þínum eða hvernig nýta má réttindi þín, vinsamlegast sendu okkur tölvupóst á dpo@vitaminwell.se.

2. Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar sem varða persónugreinda eða persónugreinanlega einstaklinga („skráður aðili“), þ.e. hvers kyns upplýsingar sem gera kleift að persónugreina einstakling. Sem dæmi má nefna nöfn, netföng eða símanúmer ef unnt er að tengja slíkar upplýsingar við tiltekinn lifandi einstakling, en einnig t.d. ljósmynd sem gerir kleift að bera kennsl á viðkomandi einstakling.

3. Hvað merkir „vinnsla“ persónuupplýsinga?

Hugtakið „vinnsla“ nær til ýmiss konar meðferðar persónuupplýsinga. Skilgreiningin er mjög víðtæk og nær til hvers konar meðferðar upplýsinga, frá söfnun, skráningu, geymslu og aðlögun til notkunar, dreifingar og jafnvel eyðingar persónuupplýsinga.

4. Hvaða persónuupplýsingar vinnum við með, í hvaða tilgangi og á hvaða lagalega grundvelli?

4.1 Við vinnum með persónuupplýsingar til að geta efnt eða gert samning við þig:

  • Ef þú ert fulltrúi fyrirtækis okkar, þá hefur þú veitt okkur persónuupplýsingar, svo sem samskiptaupplýsingar (t.d. nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, aðgangsnúmer, netfang og mögulega bankareikningsnúmer), nafn/nöfn á samfélagsmiðlum, fatastærðir og ljósmyndir. Við vinnum með þessar upplýsingar til að geta efnt samning okkar við þig, t.d. til að bæta þér og/eða senda þér vörur og til að eiga samstarf um þátttöku í atburðum og annars konar markaðssetningu. Við vinnum einnig með opinberar upplýsingar frá t.d. samfélagsmiðlum, svo sem um fjölda fylgjenda og virkni/færslur sem tengjast vörumerkjum sem þú ert fulltrúi fyrir, til að fylgjast með og fylgja eftir samningi okkar.
  • Ef þú hefur gert módelsamning við okkur, þá hefur þú veitt okkur persónuupplýsingar á borð við nafn, heimilisfang, netfang, símanúmer, bankareikningsnúmer og ljósmyndir og hreyfimyndir þar sem þú sést. Upplýsingarnar verða notaðar til að greiða þér laun, til að tengja í innri gagnagrunnum okkar nafn þitt við ljósmyndir og hreyfimyndir þar sem þú sést og við tengda atburði, og til að kynna vörumerki og vörur okkar.
  • Ef þú hefur gert ljósmyndarasamning við okkur, þá hefur þú veitt okkur persónuupplýsingar á borð við nafn, heimilisfang, netfang, símanúmer og bankareikningsnúmer. Við notum þessar upplýsingar til að greiða þér laun og til að geta tengt nafn þitt í innri gagnagrunnum okkar við tengdar ljósmyndir, hreyfimyndir og atburði.
  • Hafir þú samþykkt skilmála okkar fyrir þátttöku í atburði sem við skipuleggjum, þá hefur þú veitt okkur persónuupplýsingar svo sem samskiptaupplýsingar (t.d. nafn, netfang, heimilisfang og símanúmer) og mögulega einnig heilsufarsupplýsingar (t.d. um meiðsli eða ofnæmi). Við þurfum á þessum upplýsingum að halda til að geta skipulagt og haldið atburðinn á öruggan hátt. Þar eð við tökum ljósmyndir og hreyfimyndir af atburðum okkar fyrir síðari markaðssetningu, eins og fallist er á í skilmálunum, kunnum við einnig að safna, klippa og dreifa á samfélagsmiðlum ljósmyndum og hreyfimyndum þar sem þú sést og kannt að vera persónugreinanleg/ur.
  • Hafir þú samþykkt skilmála okkar og skilyrði fyrir þátttöku í happdrætti eða annarri keppni, þá hefur þú veitt okkur persónuupplýsingar svo sem nafn þitt, heimilisfang, símanúmer, netfang, nafn/nöfn á samfélagsmiðlum og mögulega efni (t.d. ljósmynd eða hreyfimynd) sem hægt er að nota til að persónugreina þig. Við notum þessar upplýsingar til að halda kynninguna, og í sumum tilvikum einnig í síðari kynningum. Ef verðlaunin eru ferð, þá er einnig hugsanlegt að við vinnum með persónuupplýsingar svo sem upplýsingar um ríkisfang og heilsufar (t.d. ofnæmi) sem við þurfum að vita um í öryggisskyni.
  • Hafir þú samþykkt skilmála okkar fyrir notkun efnis sem þú hefur birt á samfélagsmiðlum, svo sem ljósmynd, myndskeiði, fyrirsögn eða öðrum texta, munum við vinna með tengdar persónuupplýsingar í því skyni að kynna vörur og vörumerki okkar.
  • Hafir þú sótt um starf hjá Vitamin Well, þá hefur þú veitt okkur persónuupplýsingar svo sem samskiptaupplýsingar (t.d. nafn, netfang, heimilisfang og símanúmer) og mögulega aðrar persónuupplýsingar (t.d. ljósmynd) í starfsumsókn þinni. Við notum þessar upplýsingar til að meta umsókn þína og hvort starfið hæfi þér, þ.e. til að gera ráðstafanir að þinni beiðni áður en samningur er gerður.
  • Ef þú hefur gert samning við okkur um kostun atburðar, framleiðslu á vörum eða annað viðskiptalegt samstarf, þá hefur þú hefur veitt okkur persónuupplýsingar, svo sem samskiptaupplýsingar (t.d. nafn, heimilisfang, símanúmer, starfsheiti og vinnuveitanda). Við notum slíkar upplýsingar til að geta efnt samning okkar við þig.

Lagalegur grundvöllur vinnslu okkar á persónuupplýsingum þínum er sá að vinnslan er nauðsynleg til að unnt sé að gera eða efna samning við þig.

4.2 Við vinnum úr persónuupplýsingum á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar

  • Hafir þú lýst áhuga á eða skráð þig til að fá fréttir frá okkur (t.d. gegnum Mynewsdesk), þá hefur þú veitt okkur persónuupplýsingar svo sem nafn og netfang þitt. Við notum þessar upplýsingar til að senda þér viðeigandi fréttir og fréttatilkynningar.
  • Ef þú starfar með okkur sem fulltrúi eða ert mögulegur fulltrúi, þá kannt þú að hafa veitt okkur persónuupplýsingar svo sem nafn þitt, heimilisfang, símanúmer, netfang, nafn/nöfn á samfélagsmiðlum, fatastærðir og ljósmyndir svo við getum sent þér vörur og getum átt samstarf um þátttöku í atburðum og öðrum tegundum markaðssetningar. Einnig er hugsanlegt að við geymum slíkar upplýsingar og/eða opinberar upplýsingar, svo sem um fjölda fylgjenda á samfélagsmiðlum og virkni sem tengist vörumerkjum okkar, til að geta hafið slíkt samstarf eða gert fulltrúasamning við þig.
  • Hafir þú skráð þig til þátttöku í atburði eða ferð sem við skipuleggjum, þá hefur þú veitt okkur upplýsingar svo sem samskiptaupplýsingar þínar (t.d. nafn, heimilisfang, símanúmer og netfang) og mögulega einnig ákveðnar heilsufarsupplýsingar (t.d. um ofnæmi) sem við þurfum að hafa í öryggisskyni. Þar sem það liggur í eðli slíkra atburða að taka ljósmyndir og hreyfimyndir til að auka sýnileika og til markaðssetningar kunnum við einnig að vinna með slíkt efni sem gerir kleift að persónugreina þig.
  • Hafir þú sent okkur spurningar eða kvartanir um vörur okkar, þá hefur þú veitt okkur persónuupplýsingar svo sem nafn þitt, heimilisfang, netfang og símanúmer og mögulega heilsufarsupplýsingar (t.d. vegna vörutengdra heilsufarsvandamála). Við notum þessar upplýsingar til að geta svarað spurningum þínum, kannað vandamál sem tengjast vörum, rakið eða tilkynnt um heilsufarsáhættu, veitt þér bætur og komið í veg fyrir svik, t.d. endurteknar tilhæfulausar kvartanir og bótakröfur.
  • Ef þú ferð inn á vefsíðu okkar og samþykkir vafrakökur okkar, þá hefur þú samþykkt söfnun okkur á mögulegum persónuupplýsingum um nethegðun (t.d. IP-tölu þína, vafrasögu, áður heimsóttar vefsíður o.s.frv.) eins og lýst er í skilmálum okkar um vafrakökur. Við greinum þessar upplýsingar á grundvelli samantektar heildargagna undir nafnleynd í tölfræðiskyni til að geta gert heimasíðu okkar sem best í stakk búna til að markaðssetja vörur okkar og vörumerki út frá því hvaða hlutar vefsíða okkar fá flestar heimsóknir.
  • Kjósir þú að hafa samband við okkur af öðrum ástæðum, samkvæmt boði okkar eða að eigin frumkvæði, í gegnum eitt af almennum netföngum okkar (t.d. info@barebells.com) til að koma á framfæri hugmyndum að nýjum bragðtegundum, vörum eða auglýsingaherferðum, þá veitir þú okkur persónuupplýsingar sem við getum notað til að geta svarað og metið efni tölvupósts þíns.

Við vinnum úr slíkum persónuupplýsingum á grundvelli þess mats okkar að það sé nauðsynlegt vegna lögmætra hagsmuna okkar í tengslum við að kynna vörur okkar og vörumerki og viðhalda samkeppnishæfni okkar sem fyrirtækis. Við teljum að hagsmunir þínir eða grundvallarréttindi og frelsi sem útheimta vernd persónuupplýsinga vegi ekki þyngra en framangreindir lögmætir hagsmunir okkar, enda hefur þú sjálf/ur, jafnvel að eigin frumkvæði, veitt okkur persónuupplýsingar þínar og við notum þær í tilgangi sem ætti að samrýmast væntingum þínum.

Hafir þú gert samning í tengslum við einhverja ofantalda starfsemi, þá mun vinnsla okkar á tengdum persónuupplýsingum í staðinn fara fram á grundvelli ákvæða þess samnings.

4.3 Lagakröfur, almannahagsmunir og samþykki
Við kunnum að þurfa að vinna úr persónuupplýsingum þínum til að uppfylla lagalegar kröfur (t.d. skyldu til að halda skrár) og samkvæmt fyrirmælum dómstóla eða yfirvalda (t.d. sænskra skattyfirvalda). Okkur kann einnig að vera skylt að lögum eða í þágu almannahagsmuna að vinna úr persónuupplýsingum sem tengjast vörutengdum vandamálum til að rekja og fylgjast með mögulegri hættu fyrir heilsu fólks.

Að auki kunnum við að vinna úr persónuupplýsingum þínum á grundvelli samþykkis þíns. Í slíkum tilfellum munum við fá samþykki þitt fyrirfram, í afmörkuðum tilgangi, og tryggja að það sé veitt af fúsum og frjálsum vilja og samþykki þitt sé afmarkað, upplýst og ótvírætt. Þér er hvenær sem er heimilt að afturkalla samþykki þitt og er þér þá velkomið að hafa samband við persónuverndarfulltrúa okkar í því skyni. Vinsamlegast athugið að afturköllun samþykkis gildir ekki afturvirkt um úrvinnslu sem hefur þegar farið fram.

5. Hverjir eru viðtakendur persónuupplýsinganna?

Vinnsla persónuupplýsinga þinna verður, ef og að því marki sem nauðsynlegt er, á hendi starfsmanna Vitamin Well svo og ráðgjafa okkar, birgja, samstarfsaðila og dreifingaraðila. Vörustjórar okkar munu t.d. aðallega hafa aðgang að spurningum og kvörtunum sem berast um vörur okkar, á meðan vinnsla upplýsinga um starfsmenn verður fyrst og fremst á hendi mannauðssviðs okkar.

Vitamin Well gerir gagnavinnslusamninga við þriðju aðila sem vegna þjónustu sinnar eða samstafs fá aðgang að eða vinna úr persónuupplýsingum fyrir okkar hönd. Þannig tryggjum við að þriðju aðilar sem við vinnum með annist vinnslu upplýsinga á sama löglega og örugga hátt og við.

Vitamin Well er með systur- og dótturfyrirtæki í Noregi, Danmörku, Þýskalandi, Frakklandi, Austurríki, Póllandi, Spáni, Bretlandi, Hong Kong og Bandaríkjunum, auk útibússkrifstofu í Finnlandi, og fer enn stækkandi á alþjóðavísu. Við vinnum einnig með samstarfsaðilum og dreifingaraðilum í mörgum löndum, bæði innan og utan Evrópusambandsins („ESB“) og Evrópska efnahagssvæðisins („EES“) og kunnum því einnig að þurfa að deila persónuupplýsingum með t.d. þjónustuveitendum og lögfræðiráðgjöfum sem eru ekki staðsettir í ESB/EES.

Það þýðir að persónuupplýsingar þínar kunna að verða fluttar út fyrir ESB/EES. Þegar mögulegt er mun slíkur flutningur fara fram á grundvelli ákvarðana framkvæmdastjórnar ESB um fullnægjandi vernd, en annars fyrst og fremst á grundvelli ákvæða samnings sem gerður er okkar á milli. Í öðrum tilvikum mun flutningur persónuupplýsinga þinna til landa utan ESB/EES fara fram á grundvelli fullnægjandi öryggisráðstafana, svo sem staðlaðra samningsákvæða. Í sérstökum tilvikum er einnig hugsanlegt að við framkvæmum slíkan flutning á grundvelli sérstaks samþykkis þíns, mikilvægra almannahagsmuna, til að bregðast við löglegum kröfum eða til að vernda mikilvæga hagsmuni þína eða annarra.

6. Vinnur Vitamin Well með sérstaka flokka persónuupplýsinga?

Vitamin Well vinnur aldrei með viðkvæmar upplýsingar svo sem upplýsingar um kynþátt eða þjóðernisuppruna, stjórnmálaskoðanir, trúarskoðanir eða kynhneigð. Í sumum tilvikum er okkur þó skylt að safna og nota, í takmarkaðan tíma, upplýsingar um heilsufar af öryggisástæðum, svo sem upplýsingar um ofnæmi eða annað heilsufarsástand sem við þurfum að vita um þegar við skipuleggjum ferðir og þjálfun. Slíkum upplýsingum verður ávallt eytt jafnskjótt og ekki er lengur þörf á að safna þeim.

7. Hve lengi eru persónuupplýsingarnar geymdar?

7.1 Þegar við vinnum með persónuupplýsingar samkvæmt samningi

Við munum geyma persónuupplýsingar þínar á meðan samningurinn er í gildi og eyða þeim þegar samningurinn fellur úr gildi. Á þessu eru þó eftirfarandi undantekningar:

Ef okkur er skylt að lögum að geyma eða láta af hendi einhverjar persónuupplýsingar þínar eftir gildislok samningsins, svo sem upplýsingar um atvinnu, þá munum við geyma upplýsingarnar eins lengi og að því marki sem skylt er að lögum eða dómstólar eða yfirvöld gefa fyrirmæli um.

Ljósmyndum eða hreyfimyndum verður ekki sjálfkrafa eytt þegar þess er óskað eða að loknum tilteknum atburði, heldur verða þær notaðar í samræmi við samning okkar.

Hafir þú sótt um starf hjá Vitamin Well án þess að starf hafi verið auglýst, þá munum við geyma persónuupplýsingar þínar í sex mánuði frá umsóknardegi til að geta haft samband við þig ef hentug staða losnar. Hafir þú sótt um tiltekið starf hjá okkur án árangurs, þá munum við eyða umsókninni þegar við tilkynnum þér að þér verði ekki boðið starfið, nema við semjum um annað.

7.2 Þegar við vinnum með persónuupplýsingar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar

Fréttir: Við munum geyma persónuupplýsingar þínar svo lengi sem þú ert skráð/ur til að fá eða lýsir yfir áhuga á að fá fréttir frá okkur. Þér er hvenær sem er heimilt að afþakka frekari fréttir frá okkur.

Samstarfsaðilar/fulltrúar: Við munum geyma persónuupplýsingar þínar svo lengi sem óformlegt samstarf okkar varir eða svo lengi sem þær gagnast okkur í markaðssetningarskyni.

Atburðir: Við munum geyma persónuupplýsingar þínar þar til atburðinum lýkur. Ljósmyndum og hreyfimyndum frá atburðinum verður þó ekki sjálfkrafa eytt þegar honum lýkur, heldur er hugsanlegt að þær verði notaðar svo lengi sem það gagnast okkur í markaðssetningarskyni.

Spurningar og kvartanir um vörur: Við geymum upplýsingarnar í tvö ár frá móttöku til að geta framkvæmt tölfræðilega greiningu á spurningum og kvörtunum, kanna, rekja og tilkynna um mögulega hættu fyrir heilsu fólks eða vandamál er lúta að vörum, fylgjast með og bæta þjónustu okkar við viðskiptavini, greiða bætur og koma í veg fyrir svik (t.d. tilhæfulausar bótakröfur).

Heimsóknir á vefsíðu: Við munum vinna með persónuupplýsingar þínar þar til þú afþakkar vafrakökur okkar.

Hugmyndir o.s.frv.: Við vinnum með persónuupplýsingar sem viðkomandi lætur okkur í té að eigin frumkvæði svo lengi sem þær gagnast okkur.

8. Hver eru réttindi þín sem skráðs aðila?

Þú nýtur ýmissa réttinda sem skráður aðili. Til dæmis áttu rétt á að vita hvaða persónuupplýsingar við höfum undir höndum um þig. Þú getur einnig óskað eftir að við leiðréttum rangar upplýsingar um þig, að við eyðum upplýsingum sem ekki koma lengur að gagni og að við flytjum upplýsingarnar. Þú átt ávallt rétt á að leggja fram kvörtun við gagnaeftirlitsnefndina (e. Data Inspection Board).

Ennfremur getur þó óskað eftir að við takmörkum vinnslu okkar með persónuupplýsingar þínar. Vinsamlegast athugið að slík beiðni getur gert það að verkum að við getum ekki lengur efnt skyldur okkar gagnvart þér, og að eyðing tekur ekki til ljósmynda eða hreyfimynda, sem verða notaðar í samræmi við samning okkar.

Ef við höfum gert samning við þig getur þú einnig fengið eintak af persónuupplýsingum sem þú hefur veitt okkur á stafrænu formi. Ef við vinnum með upplýsingar þínar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar, þá getur þú hvenær sem er andmælt vinnslu okkar.

Hafir þú einhverjar spurningar eða viljir þú nýta einhver réttinda þinna, vinsamlegast hafðu samband við persónuverndarfulltrúa okkar með því að senda tölvupóst á dpo@vitaminwell.se.

9. Annað

Þessi persónuverndarstefna verður reglulega uppfærð til samræmis við viðskiptastarfsemi okkar og viðeigandi lög, þ.e. sænsk lög, þ.m.t. kröfur reglugerðar (ESB) nr. 2016/679 um persónuvernd og gagnaöryggi. Þessi útgáfa var síðast uppfærð 29. mars 2019.