PERSÓNUVERNDARSTEFNA VITAMIN WELL

 

1. Inngangur

Vitamin Well leggur áherslu á að standa vörð um persónuvernd þína og að vinna úr persónuupplýsingum þínum á gagnsæjan, öruggan og lögmætan hátt. Þessi persónuverndarstefna, sem tekur til allra sem eiga samskipti við okkur með hvaða hætti sem er, lýsir því hvernig við vinnum úr persónuupplýsingum þínum hjá Vitamin Well og hver réttindi þín eru sem skráðs aðila.

Nema annað komi fram er Vitamin Well AB, skráningarnr. 556701–6505, Garvargatan 9, 11221 Stokkhólmi, („Vitamin Well“, „við“, „okkur“, „okkar“) ábyrgðaraðilinn sem ákvarðar tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga. Undir Vitamin Well falla No Carbs Company AB, Barebells Functional Foods AB (þ.m.t. Snackbros vöruheitið), Tyngre Distribution AB og NOBE Drycker Stockholm AB, svo og útibú í Finnlandi og dótturfélög í Danmörku, Noregi, Þýskalandi, Póllandi, Spáni, Bretlandi, Hong Kong og Bandaríkjunum („Vitamin Well samstæðan“).

Vitamin Well hefur einnig, að eigin frumkvæði, skipað persónuverndarfulltrúa til að tryggja gagnavernd. Hafir þú einhverjar spurningar um hvernig við vinnum úr persónuupplýsingum þínum eða hvernig megi nýta neðangreind réttindi þín, vinsamlegast sendu okkur tölvupóst á dpo@vitaminwell.se.

2. Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar sem varða persónugreinda eða persónugreinanlega einstaklinga („skráður aðili“). Þær geta þannig verið hvers kyns upplýsingar sem gera kleift að persónugreina einstakling. Sem dæmi má nefna nöfn, netföng eða símanúmer ef unnt er að tengja slíkar upplýsingar við tiltekinn lifandi einstakling, en einnig t.d. ljósmynd sem gerir kleift að bera kennsl á viðkomandi einstakling.

3. Hvað merkir „vinnsla“ persónuupplýsinga?

Hugtakið „vinnsla“ nær til ýmiss konar meðferðar persónuupplýsinga. Skilgreiningin er mjög víð og nær til hvers konar meðferðar upplýsinga, frá söfnun, skráningu, geymslu og aðlögun til notkunar, dreifingar og jafnvell eyðingar persónuupplýsinga.

4. Hvaða persónuupplýsingar vinnum við með, í hvaða tilgangi og á hvaða lagalega grundvelli?

4.1 Við vinnum með persónuupplýsingar til að geta efnt eða gert samning við þig

  • Ef þú hefur gert samning við okkur um kostun atburðar, framleiðslu á vörum eða annað viðskiptalegt samstarf, þá hefur þú hefur veitt okkur persónuupplýsingar, svo sem samskiptaupplýsingar (t.d. nafn, heimilisfang, símanúmer, starfsheiti og vinnuveitanda). Við notum slíkar upplýsingar til að geta efnt samning okkar við þig.
  • Ef þú ert fulltrúi fyrirtækis okkar, þá hefur þú veitt okkur persónuupplýsingar, svo sem samskiptaupplýsingar (t.d. nafn, heimilisfang, símanúmer), nafn á samfélagsmiðlum, fatastærðir og hugsanlega einnig ljósmyndir. Við vinnum með þessar upplýsingar til að geta efnt samning okkar við þig, t.d. með því að senda þér vörur eða til að eiga samstarf um þátttöku í eða skipulagningu atburða og annarra tegunda markaðssetningar. Við vinnum einnig með opinberar upplýsingar frá t.d. samfélagsmiðlum, svo sem fjölda fylgjenda og virkni sem tengist vörumerkjum sem þú ert fulltrúi fyrir, til að fylgjast með og fylgja eftir samningi okkar og ávinningi af fjárfestingum okkar.
  • Hafir þú samþykkt skilmála okkar og skilyrði fyrir þátttöku í atburði sem við skipuleggjum, þá hefur þú veitt okkur persónuupplýsingar svo sem samskiptaupplýsingar (t.d. nafn, heimilisfang og símanúmer) og mögulega einnig heilsufarsupplýsingar (t.d. um ofnæmi). Við þurfum á þessum upplýsingum að halda til að geta skipulagt og haldið atburðinn á öruggan hátt. Þar eð við tökum ljósmyndir og hreyfimyndir af atburðum okkar fyrir síðari markaðssetningu, eins og lýst er í samningnum, kunnum við einnig að safna, klippa og dreifa á samfélagsmiðlum ljósmyndum og hreyfimyndum þar sem þú sést og kannt að vera persónugreinanleg/ur.
  • Hafir þú sótt um starf hjá Vitamin Well, þá hefur þú veitt okkur persónuupplýsingar svo sem samskiptaupplýsingar (t.d. nafn, heimilisfang og símanúmer) og mögulega aðrar persónuupplýsingar (t.d. ljósmynd) í starfsumsókn þinni. Við notum þessar upplýsingar til að meta umsókn þína og hvort starfið hæfi þér, þ.e. til að gera ráðstafanir að þinni beiðni áður en samningur er gerður.

Lagalegur grundvöllur vinnslu okkar á persónuupplýsingum þínum er sá að vinnslan er nauðsynleg til að unnt sé að gera eða efna samning við þig. Það þýðir að við gætum þurft að segja upp samningnum til að geta eytt upplýsingum eða takmarkað með öðrum hætti vinnslu okkar á persónuupplýsingum þínum að beiðni þinni.

4.2 Við vinnum úr persónuupplýsingum á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar

  • Hafir þú lýst áhuga á eða skráð þig til að fá fréttir frá okkur um tiltekin málefni (t.d. gegnum Mynewsdesk), þá hefur þú veitt okkur persónuupplýsingar svo sem nafn og netfang þitt. Við notum þessar upplýsingar til að geta sent þér markvissar og viðeigandi fréttir og fréttatilkynningar.
  • Hafir þú skráð þig í eða sent inn efni í samkeppni sem við skipuleggjum, þá hefur þú veitt okkur persónuupplýsingar svo sem nafn þitt, heimilisfang, símanúmer, netfang, nafn á samfélagsmiðlum og/eða efni (t.d. ljósmynd eða hreyfimynd) sem hægt er að nota til að persónugreina þig. Við notum þessar upplýsingar til að geta metið efni sem þú sendir inn, valið sigurvegara og veitt verðlaun. Ef verðlaunin eru ferð, þá er einnig hugsanlegt að við vinnum með persónuupplýsingar svo sem vegabréfsnúmer þitt og mikilvægar heilsufarsupplýsingar (t.d. um ofnæmi) sem við þurfum að vita um í öryggisskyni sem skipuleggjendur ferðarinnar.
  • Ef þú starfar með okkur sem fulltrúi eða ert mögulegur fulltrúi, þá kannt þú að hafa veitt okkur persónuupplýsingar svo sem samskiptaupplýsingar þínar (t.d. nafn, heimilisfang og símanúmer, netfang, nafn á samfélagsmiðlum, fatastærðir og ljósmyndir) á samfélagsmiðlum og með tölvupósti, svo við getum sent þér vörur og getum átt samstarf um þátttöku í atburðum og öðrum tegundum markaðssetningar. Einnig er hugsanlegt að við höfum tekið saman slíkar upplýsingar eða opinberar upplýsingar um þig ef þú ert mögulegur fulltrúi okkar, svo sem um fjölda fylgjenda á samfélagsmiðlum og virkni sem tengist vörumerkjum okkar, til að geta hafið slíkt samstarf eða gert fulltrúasamning við þig.
  • Hafir þú skráð þig til þátttöku í atburði sem við skipuleggjum, þá hefur þú veitt okkur upplýsingar svo sem samskiptaupplýsingar þínar (t.d. nafn, heimilisfang, símanúmer og netfang) og mögulega einnig ákveðnar heilsufarsupplýsingar (t.d. um ofnæmi) sem við þurfum að hafa í öryggisskyni og gætum þurft að upplýsa heilbrigðisstarfsfólk um. Þar eð það liggur í eðli slíkra atburða að taka ljósmyndir og hreyfimyndir til síðari markaðssetningar, þá kunnum við einnig að safna, klippa og dreifa ljósmyndum og hreyfimyndum þar sem þú kannt að vera persónugreinanleg/ur.
  • Hafir þú sent okkur spurningar eða kvartanir um vörur okkar, þá hefur þú veitt okkur persónuupplýsingar svo sem samskiptaupplýsingar (t.d. nafn, heimilisfang, netfang og símanúmer) og einnig mögulega aðrar upplýsingar (t.d. vörutengd heilsufarsvandamál). Við notum þessar upplýsingar til að geta svarað spurningum þínum, kannað vandamál sem lúta að vörum, rakið eða tilkynnt um heilsufarsáhættu, greitt bætur og komið í veg fyrir svik/svindl, t.d. endurteknar tilhæfulausar kvartanir með bótakröfum.
  • Ef þú ferð inn á vefsíðu okkar og samþykkir vafrakökur okkar, þá hefur þú samþykkt söfnun okkur á mögulegum persónuupplýsingum um nethegðun (t.d. IP-tölu þína, vafrasögu, áður heimsóttar vefsíður o.s.frv.) eins og lýst er í skilmálum okkar um vafrakökur. Við greinum þessar upplýsingar á grundvelli samantektar heildargagna undir nafnleynd í tölfræðiskyni til að geta gert heimasíðu okkar sem best í stakk búna til að markaðssetja vörur okkar og vörumerki út frá því hvaða hlutar vefsíða okkar fá flestar heimsóknir.
  • Kjósir þú að hafa samband við okkur af öðrum ástæðum, samkvæmt boði okkar eða að eigin frumkvæði, í gegnum eitt af almennum netföngum okkar (t.d. info@barebells.com) til að koma á framfæri hugmyndum að nýjum bragðtegundum, vörum eða auglýsingaherferðum, þá veitir þú okkur persónuupplýsingar sem við getum notað til að geta svarað og metið efni tölvupósts þíns.

Við vinnum úr slíkum persónuupplýsingum á grundvelli þess mats okkar að það sé nauðsynlegt vegna lögmætra hagsmuna okkar í tengslum við að markaðssetja vörur okkar og vörumerki og viðhalda samkeppnishæfni okkar á markaðnum. Við teljum að hagsmunir þínir eða grundvallarréttindi og frelsi sem útheimta vernd persónuupplýsinga vegi ekki þyngra en framangreindir lögmætir hagsmunir okkar, enda hefur þú sjálf/ur, jafnvel að eigin frumkvæði, veitt okkur persónuupplýsingar þínar og við notum þær í tilgangi sem ætti að samrýmast væntingum þínum.

4.3 Lagakröfur, almannahagsmunir og samþykki

Við kunnum að þurfa að vinna úr persónuupplýsingum þínum til að uppfylla lagalegar kröfur (t.d. skyldu til að halda skrár) og samkvæmt fyrirmælum yfirvalda (t.d. sænskra skattyfirvalda). Okkur kann einnig að vera skylt að lögum eða í þágu almannahagsmuna að vinna úr persónuupplýsingum sem tengjast vörutengdum vandamálum til að rekja og fylgjast með mögulegri hættu fyrir heilsu fólks.

Að auki kunnum að vinna úr persónuupplýsingum þínum á grundvelli samþykkis þíns. Í slíkum tilfellum munum við fá samþykki þitt fyrirfram, í afmörkuðum tilgangi, og tryggja að það sé veitt af fúsum og frjálsum vilja og samþykki þitt sé afmarkað, upplýst og ótvírætt. Þér er hvenær sem er heimilt að afturkalla samþykki þitt og þér er velkomið að hafa samband við persónuverndarfulltrúa okkar í því skyni.

5. Hverjir eru viðtakendur persónuupplýsinganna?

Þeir sem munu hafa aðgang að persónuupplýsingum þínum eru starfsmenn innan Vitamin Well samstæðunnar sem hafa til þess heimild og þurfa að hafa aðgang að upplýsingunum til að geta sinnt starfi sínu. Vöru- og viðskiptastjórar okkar munu t.d. hafa aðgang að spurningum og kvörtunum sem berast í tengslum við vörur okkar. Einnig er hugsanlegt að innri og ytri sérfræðingar á upplýsingatæknisviði og aðrir þjónustuveitendur annist vinnslu persónuupplýsinga, eftir því nauðsynlegt er í starfseminni.

Vitamin Well hefur gert gagnavinnslusamninga við þjónustuveitendur sem vegna þjónustu sinnar fá aðgang að eða annast vinnslu persónuupplýsinga í okkar þágu og samkvæmt fyrirmælum okkar. Með slíkum samningum tryggjum við að þjónustuveitendur okkar, t.d. aðilar sem annast stuðningskerfi fyrir stafræna sölu, vinni með upplýsingarnar á sama lögmæta og örugga hátt og við.

Vitamin Well er með systur- og dótturfyrirtæki í Noregi, Danmörku, Þýskalandi, Póllandi, Spáni, Bretlandi, Hong Kong og Bandaríkjunum, auk útibússkrifstofu í Finnlandi. Við fylgjum sömu ströngu ESB-persónuverndarlögum í öllum félögum okkar og vinnsla persónuupplýsinga þinna mun aðallega fara fram innan Evrópusambandsins („ESB“) eða Evrópska efnahagssvæðisins („EES“). Einnig er hugsanlegt við þurfum að senda persónuupplýsingar til þriðju aðila, svo sem þjónustuveitendur og ráðgjafa, sem eru staðsettir utan ESB/EES. Slíkur gagnaflutningur mun lúta viðeigandi öryggisráðstöfunum sem kveðið er á um í gildandi persónuverndarlögum, svo sem samkvæmt gagnavinnslusamningum.

6. Vinnur Vitamin Well með sérstaka flokka persónuupplýsinga?

Vitamin Well vinnur aldrei með viðkvæmar upplýsingar svo sem upplýsingar um kynþátt eða þjóðernisuppruna, stjórnmálaskoðanir, trúarskoðanir eða kynhneigð. Í sumum tilvikum er okkur þó skylt að safna og nota upplýsingar um heilsufar af öryggisástæðum, svo sem upplýsingar um ofnæmi eða annað heilsufarsástand sem við þurfum að vita um þegar við skipuleggjum ferðir og þjálfun.

7. Hve lengi eru persónuupplýsingarnar geymdar?

7.1 Þegar við vinnum með persónuupplýsingar samkvæmt samningi

Við munum geyma persónuupplýsingar þínar á meðan samningurinn er í gildi og eyða þeim þegar samningurinn fellur úr gildi. Þó gilda neðangreinar undantekningar:

Ef okkur er skylt að lögum að geyma eða láta af hendi einhverjar persónuupplýsingar þínar eftir gildislok samningsins, svo sem upplýsingar um atvinnu, þá munum við geyma upplýsingarnar eins lengi og að því marki sem skylt er að lögum eða yfirvöld gefa fyrirmæli um.

Ljósmyndum eða hreyfimyndum frá atburðum sem við skipuleggjum verður ekki sjálfkrafa eytt þegar atburðinum lýkur, heldur er hugsanlegt að slíkt efni verði notað í markaðssetningarskyni síðar. Efninu verður eytt þegar það nýtist ekki lengur í slíku skyni. Viðkvæmum upplýsingum, svo sem upplýsingum um ofnæmi eða öðrum heilsufarsupplýsingum, verður þó ávallt eytt um leið og atburðinum lýkur.

Hafir þú sótt um starf hjá Vitamin Well, þá munum við geyma persónuupplýsingar þínar í sex mánuði frá umsóknardegi ef um er að ræða umsókn að þínu frumkvæði. Við geymum umsóknina svo við getum haft samband við þig ef staða sem hentar þér losnar.

Hafir þú sótt um tiltekið starf hjá okkur án árangurs, þá munum við eyða umsókninni þegar við tilkynnum þér að þér verði ekki boðið starfið, nema báðir aðilar semji sérstaklega um annað.

7.2 Þegar við vinnum með persónuupplýsingar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar

Fréttir: Við munum geyma persónuupplýsingar þínar í þann tíma sem þú skráir þig til að fá eða gefur til kynna að þú hafir áhuga á að fá fréttir frá okkur. Þér er hvenær sem er heimilt að afþakka frekari fréttir frá okkur.

Keppnir: Við munum geyma persónuupplýsingar þínar þar til viðkomandi keppni lýkur, sem er yfirleitt þegar verðlaun eru veitt. Ef verðlaunin eru ferð munum við eyða upplýsingunum þegar ferðinni lýkur.

Samstarf/fulltrúar: Við munum geyma persónuupplýsingar þínar í formi samskiptaupplýsinga svo lengi sem óformlegt samstarf okkar varir eða svo lengi sem einstaklingsprófíll þinn er í samræmi við við prófíl fyrirtækis eða vara okkar.

Atburðir: Við munum geyma persónuupplýsingar þínar í formi samskiptaupplýsinga þar til atburðinum lýkur. Ljósmyndum og hreyfimyndum frá atburðinum verður þó ekki sjálfkrafa eytt þegar atburðinum lýkur, heldur er hugsanlegt að slíkt efni verði notað í markaðssetningarskyni síðar. Efninu verður eytt þegar það nýtist ekki lengur í slíku skyni.

Spurningar og kvartanir um vörur: Við munum vinna með persónuupplýsingar sem þú veitir í tölvupósti til okkar í tvö ár frá sendingardegi hans. Við geymum upplýsingarnar til að geta framkvæmt tölfræðilega greiningu á spurningum og kvörtunum, kanna, rekja og tilkynna um mögulega hættu fyrir heilsu fólks eða vandamál er lúta að vörum, fylgjast með og bæta þjónustu okkar við viðskiptavini, greiða bætur og koma í veg fyrir svik, t.d. með endurteknum tilhæfulausum kvörtunum með bótakröfum.

Heimsóknir á vefsíðu: Við munum vinna úr persónuupplýsingum þínum um nethegðun sem safnað er með vafrakökum svo lengi sem þú samþykkir slíkar kökur á vefsíðum okkar.

Hugmyndir o.s.frv.: Við vinnum með persónuupplýsingar sem þú kannt að veita okkur að eigin frumkvæði þegar þú kemur á framfæri hugmyndum að t.d. nýjum bragðtegundum, vörum og auglýsingaherferðum, svo lengi sem upplýsingarnar nýtast okkur.

Viðkvæmum upplýsingum, svo sem heilsufarsupplýsingum, verður ávallt eytt um leið og þær nýtast ekki lengur í þeim tilgangi sem þeim var safnað, þ.e. eftir að atburði eða ferð sem við skipuleggjum lýkur.

Þegar samþykki er hinn lagalegi grundvöllur fyrir gagnavinnslu okkar munum við eyða upplýsingunum um leið og þú afturkallar samþykki þitt. Vinsamlegast athugaðu að rétturinn til að afturkalla samþykki er ekki afturvirkur.

8. Hver eru réttindi þín sem skráðs aðila?

Þú hefur ýmis réttindi sem þú getur nýtt þér sem skráður aðili.

Til dæmis áttu rétt á að vita hvaða persónuupplýsingar við höfum undir höndum um þig. Þú getur einnig beðið okkur um að leiðrétta rangar upplýsingar um þig og að eyða tilteknum gögnum eða upplýsingum sem ekki eru lengur nauðsynlegar í þeim tilgangi sem þeirra var aflað í. Þú átt ávallt rétt á að leggja fram kvörtun við gagnaeftirlitsnefndina (e. Data Inspection Board).

Ennfremur getur þó óskað eftir að við takmörkum vinnslu okkar með persónuupplýsingar þínar. Vinsamlegast athugaðu að slík beiðni getur valdið því að við getum ekki lengur uppfyllt mögulegar skyldur okkar gagnvart þér.

Ef vinnsla okkar á upplýsingum þínum byggir á samþykki þínu, þá getur þú hvenær sem er afturkallað samþykki þitt. Í slíku tilfelli, eða ef við höfum gert samning við þig, getur þú einnig fengið eintak af persónuupplýsingum sem þú hefur veitt okkur á stafrænu formi. Ef við vinnum með upplýsingar þínar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar, þá getur þú hvenær sem er andmælt vinnslu okkar.

Hafir þú einhverjar spurningar eða viljir þú nýta einhver réttinda þinna, vinsamlegast hafðu samband við persónuverndarfulltrúa okkar með því að senda tölvupóst á dpo@vitaminwell.se.

9. Annað

Þessi persónuverndarstefna verður reglulega uppfærð til samræmis við viðskiptastarfsemi okkar og viðeigandi lög, þ.e. sænsk lög, þ.m.t. kröfur reglugerðar (ESB) nr. 2016/679 um persónuvernd og gagnaöryggi. Þessi útgáfa var síðast uppfærð 13. nóvember 2018.