VITAMIN WELLS DATABESKYTTELSESPOLITIK

1. Introduktion

Vitamin Well er forpligtet til at beskytte dit privatliv og til at behandle dine personoplysninger på en gennemsigtig, sikker og lovlig måde. Denne databeskyttelsespolitik, som gælder for alle, der på nogen måde interagerer med os, beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger hos Vitamin Well, samt hvad dine rettigheder er som registreret.

Medmindre andet er angivet, er Vitamin Well AB, CVR-nr. 556701-6505, Garvargatan 9, 11221 Stockholm, (i det følgende benævnt “Vitamin Well”, “vi”, “os”) den dataansvarlige, der bestemmer formålene og midlerne til behandling af personoplysninger. Vitamin Well omfatter No Carbs Company AB, Barebells Functional Foods AB (herunder mærket Snackbros), Tyngre Distribution AB og NOBE Drycker Stockholm AB samt en filial i Finland og datterselskaber i Danmark, Norge, Tyskland, Polen, Spanien, Storbritannien , Hong Kong og USA (i det følgende benævnt “Vitamin Well-koncernen”).

Vitamin Well har også frivilligt udpeget en databeskyttelsesrådgiver (i det følgende benævnt “DPO”) for at sikre korrekt databeskyttelse. Hvis du har spørgsmål om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, eller hvordan du anvender dine rettigheder som beskrives mere udførligt i det følgende, bedes du skrive til dpo@vitaminwell.se.

2. Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er oplysninger om en identificeret eller identificerbar fysisk person (i det følgende benævnt “den registrerede”). Det kan således være enhver form for oplysning, der gør det muligt at identificere en person. Eksempler omfatter navne, e-mailadresser eller telefonnumre, hvis de kan knyttes til en bestemt levende fysisk person, men også f.eks. et billede, hvorpå personen kan genkendes.

3. Hvad betyder det at “behandle” personoplysninger?

Udtrykket “behandling” refererer til alle former for håndtering af personoplysninger. Definitionen er meget bred og omfatter alle former for håndtering fra indsamling, registrering, opbevaring og behandling til læsning, brug, offentliggørelse, formidling og endda sletning af personoplysninger.

4. Hvilke personoplysninger behandler vi, til hvilke formål og på hvilke retsgrundlag?

4.1 Vi behandler personoplysninger for at kunne opfylde eller indgå en aftale med dig

  • Hvis du har indgået en aftale med os om sponsorering af et arrangement, fremstilling af produkter eller andet fagligt samarbejde, har du givet os personoplysninger i form af dine kontaktoplysninger (f.eks. navn, adresse, telefonnummer, stilling og arbejdsgiver). Vi behandler disse oplysninger for at kunne opfylde vores samarbejdsaftale med dig.
  • Hvis du er en ambassadør for vores virksomhed, har du givet os personoplysninger i form af dine kontaktoplysninger (f.eks. navn, adresse, telefonnummer), navn på sociale medier, tøjstørrelse og muligvis også fotos. Vi behandler disse oplysninger for at kunne opfylde vores aftale med dig, f.eks. ved at sende produkter til dig eller til at samarbejde om deltagelse eller tilrettelæggelse af arrangementer og andre former for markedsføring. Vi behandler også offentlige oplysninger fra for eksempel sociale medier, såsom antal tilhængere og aktiviteter i forbindelse med de varemærker, du er ambassadør for, for at følge op på vores aftale med dig.
  • Hvis du har accepteret vores vilkår og betingelser for deltagelse i et arrangement, der er arrangeret af os, har du givet os personoplysninger i form af dine kontaktoplysninger (f.eks. navn, adresse og telefonnummer) og muligvis også helbredsoplysninger (f.eks. allergier). Vi har brug for disse oplysninger for at kunne organisere og gennemføre arrangementet på sikker vis. Da vi tager fotos og filmer vores arrangementer til fremtidige markedsføringsformål, som beskrevet i aftalen, kan vi også indsamle, redigere og på sociale medier offentliggøre fotos og film på hvilke du kan ses og identificeres.
  • Hvis du har ansøgt om et job hos Vitamin Well, har du givet os personoplysninger i form af dine kontaktoplysninger (f.eks. navn, adresse og telefonnummer) og eventuelt andre personoplysninger (f.eks. foto) i din ansøgning. Vi bruger disse oplysninger til at evaluere din ansøgning og beskæftigelsesegnethed, dvs. for at tage skridt på din anmodning før indgåelse af en kontrakt.

Retsgrundlaget for vores behandling af disse personoplysninger vedrørende dig er, at behandlingen er nødvendig for at indgå eller fuldføre en kontrakt med dig. Det betyder, at vi muligvis er nødt til at opsige kontrakten for på din anmodning at kunne slette data eller på anden måde begrænse vores behandling af dine personoplysninger.

4.2 Vi behandler personoplysninger baseret på vores legitime interesse

  • Hvis du har tilkendegivet interesse for eller tilmeldt dig nyhedsopdateringer fra os om visse emner (f.eks. via Mynewsdesk), har du givet os personoplysninger i form af dit navn og din e-mailadresse. Vi bruger disse oplysninger til at sende dig målrettede og relevante nyheder og pressemeddelelser.
  • Hvis du har registreret eller indsendt et bidrag til en konkurrence, som vi organiserer, har du givet os personlige oplysninger i form af dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, navn på sociale medier og/eller et bidrag (f.eks. et foto eller en film), som kan identificere dig. Vi bruger disse oplysninger til at kunne evaluere dit bidrag, udnævne en vinder og tildele en præmie. Hvis præmien er en rejse, kan vi også behandle oplysninger såsom dit pasnummer og vigtige helbredsoplysninger (f.eks. allergier), som vi af sikkerhedsgrunde har brug for at kende som rejsearrangør.
  • Hvis du samarbejder med os som ambassadør, eller hvis du er en potentiel ambassadør, har du muligvis givet os personoplysninger såsom dine kontaktoplysninger (f.eks. navn, adresse og telefonnummer, e-mailadresse, navn på sociale medier, tøjstørrelse og fotos) på sociale medier og via e-mail, for at vi kan sende dig produkter og for at vi kan samarbejde om deltagelse i begivenheder og andre former for markedsføring. Vi kan også have indsamlet nogle af sådanne oplysninger eller offentlige oplysninger om dig, hvis du er en potentiel ambassadør for os, herunder antallet af tilhængere på sociale medier og aktiviteter relateret til vores varemærker, for at kunne indlede et sådant samarbejde eller indgå en ambassadøraftale med dig.
  • Hvis du har tilmeldt dig et arrangement, som vi organiserer, har du givet os oplysninger såsom dine kontaktoplysninger (f.eks. navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse) og muligvis også visse helbredsoplysninger (f.eks. allergier), som vi har brug for at kende af sikkerhedsmæssige årsager og eventuelt skal informere medicinsk personale om. Da det ligger i arrangementets natur, at vi filmer og fotograferer til fremtidige markedsføringsformål, kan vi også indsamle, behandle og offentliggøre fotografier og film, på hvilke du kan ses og identificeres.
  • Hvis du har kontaktet os med spørgsmål eller klager over vores produkter, har du givet os personoplysninger i form af kontaktoplysninger (f.eks. navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer) samt eventuelle yderligere oplysninger (f.eks. produktrelaterede helbredsproblemer) . Vi bruger disse oplysninger til at kunne besvare dine spørgsmål, undersøge produktfejl, spore eller rapportere sundhedsrisici, betale erstatning og forhindre svindel/bedrageri f.eks. gennem gentagne ubegrundede klager med erstatningskrav.
  • Hvis du besøger vores hjemmeside og accepterer vores cookies, har du accepteret vores indsamling af potentielle personoplysninger i form af onlineadfærd (f.eks. din IP-adresse, klikhistorik, tidligere besøgte websteder osv.)som beskrevet i vores Cookie-politik. Vi analyserer disse oplysninger på et aggregeret og pseudonymiseret niveau til statistiske formål, optimering af vores hjemmeside for at markedsføre vores produkter og varemærker ved at analysere, hvilke dele af vores hjemmesider, der oftest bliver besøgt.
  • Hvis du på anden måde vælger at kontakte os på vores opfordring eller på eget initiativ via en af ​​vores generelle e-mailadresser (f.eks. info@barebells.dk) med ideer til nye smagsvarianter, produkter eller kampagner, giver du os personoplysninger, som vi bruger til at kunne besvare og evaluere indholdet af din e-mail.

Vi behandler disse personoplysninger baseret på vores vurdering, at det er nødvendigt i forhold til vores legitime interesse i at markedsføre vores produkter og varemærker og forblive konkurrencedygtige på markedet. Vi vurderer, at vores legitime interesse i dette tilfælde ikke tilsidesættes af din interesse eller grundlæggende rettigheder og friheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, da du selv eller endda på eget initiativ har givet os dine personoplysninger, og vi behandler disse til formål, der bør være i overensstemmelse med dine forventninger.

4.3 Juridiske forpligtelser, almen interesse og samtykke

Vi skal muligvis behandle dine personoplysninger for at kunne opfylde vores juridiske krav (f.eks. bogføringsforpligtelse) samt på anvisning fra offentlige myndigheder (f.eks. SKAT). Vi kan også være forpligtet i henhold til lov eller motiveret af almen interesse til at behandle personoplysninger i forbindelse med produktfejl for at forhindre, spore og overvåge mulige sundhedsrisici.

Derudover kan vi behandle dine personoplysninger som du har givet dit samtykke til. I dette tilfælde indhenter vi dit samtykke til et bestemt formål og sikrer, at det er frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt. Du har ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid og er i så fald velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

5. Hvilke modtagere har adgang til personoplysningerne?

De, der har adgang til dine personoplysninger, er autoriseret personale hos Vitamin Well-koncernen, der skal have adgang til oplysningerne for at udføre deres arbejdsopgaver. For eksempel har vores produkt- og kundeadministratorer adgang til indgående spørgsmål og klager over vores produkter. Når det er nødvendigt for den igangværende forretningsdrift, kan personoplysninger også behandles af både interne og eksterne it-eksperter og andre tjenesteudbydere.

Vitamin Well har indgået databehandlingsaftaler med tjenesteudbydere som, via deres tjenester, får adgang til eller behandler personoplysninger til vores formål og på vores anvisning. Gennem aftalerne sikrer vi, at vores udbydere, f.eks. af vores digitale salgssupportsystem, behandler dataene på samme lovlige og sikre måde som os.

Vitamin Well har i øjeblikket søster- og datterselskaber i Norge, Danmark, Tyskland, Polen, Spanien, Storbritannien, Hong Kong og USA samt en filial i Finland. Vi anvender de samme strenge EU-lovgivninger om databeskyttelse i alle vores virksomheder, og dine oplysninger behandles primært i Den Europæiske Union (i det følgende benævnt “EU”) eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (i det følgende benævnt “EØS”). Vi er muligvis også nødt til at overføre personoplysninger til tredjeparter, f.eks tjenesteydere og rådgivere uden for EU/EØS. Sådanne overførsler vil blive udført under forudsætning af passende sikkerhedsforanstaltninger, som kræves i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning, f.eks. gennem databehandlingsaftaler.

6. Behandler Vitamin Well særlige kategorier af personoplysninger?

Vitamin Well behandler aldrig følsomme oplysninger såsom information om race eller etnisk oprindelse, politiske holdninger, religiøse overbevisninger eller seksuel orientering. I nogle tilfælde er vi dog forpligtet til at indsamle og bruge helbredsoplysninger af sikkerhedsmæssige grunde, såsom information om allergier eller andre forhold, som vi skal kende til, når vi arrangerer rejser og træningsarrangementer.

7. Hvor længe opbevares personoplysningerne?

7.1 Når vi behandler personoplysninger er baseret på en aftale

Vi opbevarer dine personoplysninger i aftalens løbetid og sletter dem, når aftalen udløber. De følgende undtagelser finder dog anvendelse:

Hvis vi er juridisk forpligtet til at opbevare eller videreformidle nogle af ​​dine personoplysninger efter aftalens udløb, såsom ansættelsesoplysninger, opbevarer vi oplysningerne så længe og i det omfang det kræves i henhold til gældende lov eller som anvist af en offentlig myndighed.

Billeder eller film fra arrangementer, som vi har organiseret, slettes ikke automatisk efter at arrangementet er afholdt, men kan også bruges til fremtidige markedsføringsformål. Materialet slettes, når det ikke længere er relevant til disse formål. Følsomme oplysninger som f.eks oplysninger om allergier og andre helbredsrelaterede oplysninger bliver dog altid slettet, så snart arrangementet er afsluttet.

Hvis du har ansøgt om et job hos Vitamin Well, opbevarer vi dine personoplysninger i seks måneder fra ansøgningsdatoen, hvis det er en uopfordret ansøgning. Vi opbevarer ansøgningen med det formål at kunne kontakte dig, hvis en passende stilling bliver ledig.

Hvis du uden succes har ansøgt om en bestemt stilling hos os, vil vi slette din ansøgning ved at underrette dig om, at vi ikke vil tilbyde dig stillingen, medmindre begge parter specifikt aftaler andet.

7.2 Når vi behandler personoplysninger baseret på vores legitime interesse

Nyhedsopdateringer: Vi opbevarer dine personoplysninger i den periode, hvor du selv vælger at tilmelde dig eller tilkendegiver din interesse for vores nyhedsopdateringer. Du kan til enhver tid annullere vores nyhedsopdateringer.

Konkurrencer: Vi opbevarer dine personoplysninger, indtil den pågældende konkurrence er afsluttet,  hvilket normalt er når præmien er blevet uddelt. Hvis præmien er en rejse, sletter vi oplysningerne, når rejsen er afsluttet.

Samarbejde/ambassadører: Vi opbevarer dine personoplysninger i form af kontaktoplysninger under hele vores uformelle samarbejde, eller så længe din personlige profil forbliver i overensstemmelse med vores virksomheds- og produktprofil.

Arrangementer: Vi opbevarer dine personoplysninger i form af kontaktoplysninger, indtil arrangementet er afsluttet. Billeder og film fra arrangementet bliver dog ikke automatisk slettet efter arrangementets afslutning, men kan også bruges til fremtidige markedsføringsformål. Materialet slettes, når det ikke længere er relevant til disse formål.

Produktspørgsmål og klager: Vi behandler de personlige oplysninger, du har angivet i din e-mail til os med produktspørgsmål eller klager i en periode på to år fra den dag, du sendte mailen. Vores formål med at opbevare oplysninger er at kunne føre statistikker om problemer og klager, undersøge, spore og rapportere eventuelle. sundhedsrisici eller fejl på vores produkter, gennemgå og forbedre vores kundeservicearbejde, udbetale erstatning samt til at forhindre svindel og bedrageri gennem f.eks. gentagne grundløse klager med krav om erstatning.

Besøg på vores websteder:Vi behandler dine personoplysninger i form af onlineadfærd indsamlet via cookies, så længe du fortsætter med at acceptere disse cookies på vores websteder.

Idéer mv.: Vi behandler de personlige oplysninger, du spontant sender til os om f.eks. ideer om nye smagsvarianter, produkter og kampagner, så længe de kan være relevante for os.

Følsomme oplysninger som f.eks. helbredsoplysninger vil altid blive slettet, så snart formålet til hvilket de blev indsamlet ikke længere er relevant, dvs. efter at arrangementet eller rejsen arrangeret af os er afsluttet.

Når samtykke udgør retsgrundlaget for vores behandling, vil vi slette dataene, så snart du trækker samtykket tilbage. Bemærk, at retten til at tilbagekalde dit samtykke ikke har tilbagevirkende kraft.

8. Hvilke rettigheder har du som den registrerede?

Du har adskillige rettigheder, som du kan påberåbe som den registrerede.

Først og fremmest har du ret til at vide, hvilke personoplysninger, vi har om dig. Du kan også anmode om at få rettet unøjagtige oplysninger om dig, og at vi sletter visse data eller oplysninger, som ikke længere er nødvendige til de formål, som de blev indsamlet til. Du har altid ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

Endvidere kan du anmode os om at begrænse vores behandling af dine personoplysninger. Bemærk, at en sådan anmodning kan betyde, at vi ikke længere kan opfylde vores potentielle forpligtelser over for dig.

Hvis vores behandling af dine oplysninger er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke. I så fald eller hvis vi har indgået en aftale med dig, kan du også få udleveret en kopi af de personoplysninger, du har givet til os, i et digitalt format. Hvis vi behandler dine oplysninger baseret på vores legitime interesse, kan du til enhver tid gøre indsigelse mod vores behandling.

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at påberåbe dig nogen af ​​dine rettigheder, bedes du kontakte vores DPO på dpo@vitaminwell.se.

9. Andet

Denne databeskyttelsespolitik opdateres regelmæssigt, så den er tilpasset vores forretningsdrift og overholder gældende lovgivning, dvs. dansk lovgivning, herunder kravene i databeskyttelsesforordningen (EU-forordning nr. 2016/679). Denne version blev senest opdateret den 13. november 2018.